La signature mail professionnelle

La carte de visite numérique.

Eh oui, un mail professionnel doit l’être jusqu’au bout, autrement dit jusqu’à la signature de son auteur. Une signature de mail, c’est la version électronique de la carte de visite. 
Dans les deux cas, l’objectif est le même : permettre à votre interlocuteur de vous contacter rapidement et sans erreur.

Elle donne à voir de votre personnalité. Autant le préciser immédiatement, une signature professionnelle est une signature :

  • Sobre. Condition pour que la signature soit lisible, c’est-à-dire lue facilement par le destinataire.

  • Utile. Il faut comprendre une signature avec des informations utiles pour le destinataire.

Vous êtes un professionnel qui écrivez un mail à un autre professionnel ou à un particulier

Éléments requis au minimum :

  • Identité : prénom et nom (en entier) , fonction, nom de l’entreprise.

  • Coordonnées professionnelles : téléphone, adresse postale (si besoin), site web.

Signature professionnelle minimaliste.

Notez que je ne suis pas pour mettre l’adresse mail dans la signature. Etre émetteur ou destinataire d’un mail suppose que votre adresse mail est (ou va être) connue puisqu’elle apparaît en clair dans l’entête du mail.

Enrichissements possibles :

  • Logo ou photo représentative (avec un lien vers le site) éventuellement accompagné d’un slogan

  • Réseaux sociaux (avec lien) pour signaler votre présence sur LinkedIn, Viadeo, Twitter, Facebook, etc. Mais pas nécessairement tous !

  • Partage d’un contenu (article de blog, vidéo, …).

Signature de mail : ce qu’il faut retenir

Une signature de mail est :

  • courte  : 3 à 5 lignes idéalement plus un logo éventuellement. Cette brièveté est logique puisque par essence le mail est fait pour les correspondances rapides (sinon, vaut mieux choisir un autre média, j’en parle (un peu) dans ce billet). 

  • en une ou deux couleurs : pas plus. Trop de couleurs font très souvent mauvais effet sur votre correspondant. 

Trop de couleurs nuisent à la lisibilité du message.

  • avec une seule police de caractère de préférence. Deux, maximum. 
    Le choix le plus sûr sont celles qu’on appelle les polices système (c’est-à-dire qu’elles qui sont présentes, par défaut, sur un ordinateur, quel que soit son système : Windows, Mac, Linux, …) : arial, helvetica, verdana. 
    Ce qui élimine les polices plus originales : elles ne seront sans doute pas « lues » par l’ordinateur de votre destinataire. 
    Exemple : 

Ce que vous envoyez (police « grinched »), ici sur un PC équipé de Windows…

Ce que reçoit votre destinataire, ici sur un Ipad (à noter que la couleur bleue n’est pas dans la signature d’origine).

  • en revanche, vous pouvez hiérarchiser vos informations en jouant sur la taille et la graisse de la police.

  • des icônes de réseaux sociaux si leur présence répond à un de vos objectifs de communication. Par exemple, un lien vers une page Linkedin dans un mail de réponse à une offre d’emploi. 

  • avec une image ? Pas nécessairement. 
    Même si, en fonction de votre objectif de communication, cela peut être un vrai plus. En effet, notre mémoire d’humain est ainsi faite que l’on garde plus facilement en mémoire les images que les textes. 
    Cependant, si vous optez pour l’insertion d’une image, testez bien la réception de vos mails auprès de différentes messageries.
    En effet, voici ce que pourrait recevoir votre destinataire : 

A la place de l’image, un petit carré vide. L’ordinateur « sait » qu’il y a une image mais ne peut pas la charger. Ceci, à cause d’un problème d’hébergement de l’image concernée. 

 

Pensez Smartphone

La grande majorité des mails sont lus sur des smartphones.
Conséquence : mieux vaut opter une polices de caractère facile à lire (plutôt choisir celles dites dans serif) et choisir une taille de caractère comprise entre un corps 11 minimum et un corps 14 maximum.
Besoin de pistes pour une mise en page professionnelle, valable pour tous types de supports écrits ?